Управление документами в современной организации

Программа предназначена для:

• Руководителей и специалистов служб ДОУ.
• Работников канцелярий, архивов, секретариата.
• Помощников руководителей, отвечающие за организацию и ведение документооборота и контроль поручений.
• Всех заинтересованных специалистов.

Программа семинара составлена в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией", утверждённым Приказом Минтруда России от 6 мая 2015 года №276н.

По окончании семинара "Управление документами в современной организации" слушатели должны:

Знать:

• Правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Состав унифицированных систем документации: понятие и виды
• Правила оформления и составления документов в соответствии с современными методическими документами Росархива, ВНИИДАД, а также государственными стандартами
• Правила и регламенты организации документооборота в компании.
• Правила обработки основных документопотоков.
• Регламентирующие документы в контроле исполнения.
• Порядок систематизации документов в дела и правила составления номенклатуры дел
• Особенности управления документами в системах электронного документооборота

Уметь:

• Применять современную технологию работы с документацией.
• Использовать унифицированные формы документов.
• Составлять и оформлять информационно-справочные, организационные и распорядительные документы.
• Организовывать работу с документопотоками организации и схему документооборота.

Владеть навыками:

• Организации контроля за прохождением и исполнением документов в организации.
• Составления номенклатуры дел организации

Программа курса

1. Современная нормативная база делопроизводства и ее применение в организации. Национальные и международные стандарты. Ответственность за нарушения в области делопроизводства и архивного дела. Судебная практика.
• Термины и определения, применяемые в области делопроизводства.
• Знание терминологии – как фактор правильной организации бизнес-процессов.
• Различия в терминологии отдельных нормативно-методических документах по делопроизводству.
• Понятие электронного документа и документооборота. Нормативная база в области электронного документооборота. Юридическая сила и юридическая значимость электронных документов. Состав обязательных реквизитов документов в автоматизированной системе.
• Регламентация делопроизводства в организации. Локальные нормативные акты организации: инструкции, регламенты, правила. Структура инструкции по делопроизводству.
• Порядок разработки ЛНА, применение, внесение изменений, актуализация, способы доведения ЛНА до исполнителей, влияющие на эффективность их применения. Регламенты и стандарты предприятий.
• Документирование информации в соответствии с установленными правилами, связь процесса документирования и документооборота.
• Необходимость унификации процессов оформления документов: назначение, применение в деятельности организации. Унификация документов, как способ сокращения документооборота.
• Методика унификации документов и создания шаблонов управленческих документов в федеральных органах исполнительной власти.
• Виды документов, применяемых в Российской Федерации. Значение правильного выбора вида документа при составлении документа. Риски организаций при неправильном выборе вида документа.
• Виды и назначение реквизитов, регламентирующих правильное оформление документов. Состав реквизитов, придающих юридическую силу документам и его закрепление в отдельном ГОСТе на придание юридической силы документам.
• Количество видов бланков в организации. Обязательность оформления внутренних документов (докладных и служебных записок) на унифицированном бланке структурного подразделения.
• Риски предприятий от указания неправильного адреса на бланке для писем.
• Понятие автора документа: кто может быть автором документа, его правовая основа. Зависимость структуры текста и способа изложения от выбора автора документа.
• Назначение сокращенного наименования организации. Ситуации, когда применяются полные и сокращенные наименования организации. Рекомендации федеральных органов исполнительной власти в области применения полных и сокращенных наименований организации.
• Проставление даты на документе и ее связь с регистрационным номером. Применения того или иного способа написания даты на документах: обязательность и необязательность. Реквизиты, содержащие обязательное элемент - дата.
• Индексация и регистрация документов. В чем отличия. Понятие регистрации. Состав регистрационного номера. Элементы регистрационного номера, как правильно кодировать информацию и разделять элементы регистрационного номера. Зависимость регистрационного номера от вида документа. Отличия регистрационных номеров внутренних, поступающих и отправляемых документов.
• Назначение кодирования информации. Способы кодирования. Применение кодирования при организации работы с информацией в организации, в т.ч. при организации систематизации документов в дела в автоматизированной системе.
• Применение кодов при составлении классификаторов, применяемых в деятельности организации. Их назначение и состав.
• Влияние адресования документов на скорость прохождения документов в организации. Оформление делегирования полномочий по работе с поступающими документами
• Заголовок к тексту: его понятие, назначение, порядок оформления и применения в поисковой системе. Количество строк в заголовке: от чего зависит и как это регламентировать.
• Оформление различных видов приложений, в т.ч. в организационных и распорядительных документах.

2. Организации документооборота. Этапы документооборота. Принципы документооборота, нарушения которых ведет к его неэффективности. Зависимость организации документооборота от структуры управления, объема документооборота и территориального расположения компании. Методы обследования документооборота.

2. Виды и назначение реквизитов документов, регламентирующих организацию прохождения документов в компании и/ или документооборот.
3. Резолюция (указание, поручение): ее назначение, правильное оформление и организация работы с резолюциями в автоматизированной системе.
4. Порядок внесения изменений в резолюцию: замена ответственного исполнителя, соисполнителей и поручений. Виды сроков исполнения документов. Контрольные сроки, указанные в резолюции, порядок исполнения и переноса. Снятие документов с контроля, как оформить. Регламент контроля за исполнением документов. Исполнение документов в срок, как показатель KPI.
5. KPI в работе с документами: понятие, назначение, основные показатели, порядок разработки.
6. Контроль исполнения по существу вопроса. Виды контроля по существу вопроса (качественный контроль), порядок их применения.
7. Оформление согласования: виды, способы, работа с замечаниями по проекту документа, повторное согласование. Лист согласования, оформление и отметки в основном документе.
8. Понятие подписи документа. Состав подписи. Электронная подпись, ее виды и порядок применения в компании. Легитимность подписи в различных управленческих ситуациях. Факсимиле: ее понятие назначение и применение. Схемы замещений руководителей структурных подразделений.
9. Применение копий документов в традиционном и электронном документообороте.
10. Организация работы с копиями документов. Применение в бизнес-процессах. Придание копиям юридической силы. Правильное заверение копий.
11. Утверждение документов: назначение процедуры, порядок утверждения.
12. Риски предприятий при неправильном оформлении процедур: согласования, подписания, утверждения, ознакомления.
13. Проблемы систематизации документов в дела при внедрении электронного документооборота. Связь традиционной и электронной системы хранения документов. Номенклатура дел: порядок оформления. Основные функции номенклатуры дел, учет электронных дел в номенклатуре. Организация электронного архива. Описи: их назначение, оформление и применение в справочно-поисковой системе компании. Риски предприятия при нарушении порядка хранения документов.

Экспертиза ценности документов. Понятие ценности информации. Роль экспертной комиссии в определении ценности документов. Как проводить экспертизу ценности документов. Кто должен входить в состав экспертной комиссии. Функции экспертной комиссии. Роль экспертов в уничтожении документов.

Занятия проводит заведующий кафедрой, документовед, эксперт-разработчик профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», к.э.н, доцент Доронина Лариса Алексеевна.

При обучении по очной форме, группы формируются не менее 5 человек от 1 организации.